Comment éviter les doubles réservations ?
Utiliser une seule source de vérité
Tous les membres de l’équipe doivent consulter le même calendrier avant de proposer une date. Les agendas personnels et messages privés peuvent servir à communiquer, mais pas à confirmer séparément une réservation.
Distinguer les statuts
- demande reçue ;
- option temporaire avec date d’expiration ;
- contrat ou accord en attente ;
- concert confirmé ;
- annulé, reporté ou indisponible.
Chaque ligne doit avoir un responsable et une trace de la dernière décision.
Utiliser l’agenda NoyzHub
L’agenda de salle réunit les concerts publics et les notes privées. Les notes peuvent représenter une option, une location, des travaux ou une indisponibilité, tandis que les concerts confirmés restent visibles publiquement.
NoyzHub affiche les informations centralisées mais ne garantit pas automatiquement qu’aucun chevauchement de salle ne sera validé.
Vérifier avant confirmation
Contrôlez la date complète, les horaires de montage et démontage, les événements sur plusieurs jours, les locations privées et les temps de remise en état. Faites valider la réservation par une personne désignée.
Gérer les changements
Lorsqu’une option expire, supprimez-la ou archivez-la. En cas de report, modifiez immédiatement le concert et prévenez tous les intervenants. Une courte revue hebdomadaire du calendrier évite que les informations anciennes deviennent des réservations fantômes.
